PAZARLAMA İLETİŞİMCİLERİ DERNEĞİ
KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ HAKKINDA AYDINLATMA METNİ
Pazarlama İletişimcileri Derneği (Dernek); 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) uyarınca kişisel verilerin hukuka uygun olarak korunması ve işlenmesine önem vermekte, tüm faaliyetlerinde bu özenle hareket etmekte ve bu amaçla tüm idari ve teknik tedbirleri alarak gerekli uyum süreçlerini yürütmektedir.
KVKK kapsamında veri sorumlusu olan Derneğin; ilgili mevzuat ve Dernek amacına uygun şekilde, faaliyet alanı ile sınırlı olmak üzere işleyeceği kişisel veriler; kişisel verilerin işlenme amaçları ve hukuki sebepleri; kişisel verileri kimlere hangi amaçlarla aktarılabileceği; kişisel verilerin toplanma yöntemleri ve kişisel veri sahibinin haklarının neler olduğu iş bu Aydınlatma Metni kapsamında detaylı bir şekilde açıklanmış olup, söz konusu metne başvuru formu ile beraber fiziksel ve/veya e-mail vasıtasıyla ulaşabilmektedir.
DERNEK TARAFINDAN İŞLENEN KİŞİSEL VERİLER
Dernek; Dernek’e yapmış olduğunuz üyelik başvurusu kapsamında, 5253 sayılı Dernekler Kanunu dahil olmak üzere ilgili yürürlükteki diğer mevzuat ve Dernek Tüzüğü kapsamında aşağıda sayılı kişisel verilerinizi işlemektedir. Bu kapsamda Dernek tarafından;
Kimlik Bilgileri: Dernek’in DERBİS sistemi üzerinden bildirmekle yükümlü olduğu tüzel kişi üyelerine ait firma ticari adı, vergi numarası bilgileri ve ilişkili belgeler ile gerçek kişi temsilcilerinin isim, soy isim, T.C. kimlik numarası, kimlik bilgileri.
İletişim Bilgileri: Dernek’in DERBİS sistemi üzerinden bildirmekle yükümlü olduğu tüzel kişi üyelerine ve onların gerçek kişi temsilcilerine ait firma iletişim adresi, telefon numarası ve e-posta adresi ile Dernek’e taraflar arasında iletişim kurulması için üye tarafından tercih edildiği bildirilen cep telefonu numarası, faks numarası veya diğer iletişim kanallarına ilişkin bilgiler.
Çalışma ve Eğitim Bilgileri: Dernek’in üyelik kapsamında DERBİS sistemi üzerinden beyan etmekle yükümlü olduğu tüzel kişi üyeyi temsil eden gerçek kişiye ait; görev yaptığı kurum ismi, kurumdaki mesleği, unvanı ve eğitim durumu.
Özel Nitelikli Kişisel Veriler: Dernek’in doğrudan bu bilgileri işleme amacı olmamakla birlikte tüzel kişi üyenin veya temsilcisinin Dernek’e sunmuş olduğu kimlik belgesi ve fotoğraflar kapsamında dolaylı olarak edinilme ihtimali olan sağlık verileri gibi kişisel veriler (örneğin fotoğraftan anlaşılan kıyafet, cihaz ve protezler) ile üyelik başvuru formunda ihtiyari olarak belirtilen ‘üyesi olunan dernek isimleri’ ve referans bilgileri
Ayrıca;
Dernekler Kanunu ve ilgili her türlü mevzuata uygun olarak üyelik işlemi aktivasyonunu ve onayını sağlamak,
Dernek Tüzüğü ile tanımlanan amaçlar doğrultusunda çalışmalar yapmak,
Kimlik ifşa edilmeden istatistiksel çalışmalarda kişisel veri ve bilgileri değerlendirilerek analiz yapabilmek,
Dernek tarafından muhafaza edilen kişisel verilerin güvenliğinin teminini sağlamak ve bu amaçla verileri muhafaza etmek üzere aktarmak,
Veri kayıplarının önlenebilmesi için kopyalama/yedekleme yapmak,
Yasal düzenlemelerin gerektirdiği veya zorunlu kıldığı şekilde, yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesini sağlamak amaçlarıyla ve KVKK ’da belirtilen diğer amaçlarla kişisel veriler işlenmekte ve/veya işlenebilmektedir.
(Metin içerisinde yukarıda sayılı veriler; tüzel kişi üyeler ve gerçek kişi temsilcilerine ait olduğu ölçüde KVKK kapsamında kişisel veri teşkil edecek olup, bu bilgiler bu metin içerisinde birlikte “Kişisel Veri” olarak anılacaktır.)
KVKK UYARINCA DERNEĞİN, VERİ SAHİBİNİN AÇIK RIZASI OLMAKSIZIN KİŞİSEL VERİ İŞLEYEBİLECEĞİ HALLER
KVKK ’nın 5. maddesi uyarınca, aşağıdaki hallerde Dernek, veri sahibinin açık rızası olmaksızın kişisel verileri işleyebilir:
Kanunlarda açıkça öngörülen hallerde,
Fiili imkânsızlık nedeniyle veri sahibinin rızasını açıklayamayacak durumda olması veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan hallerde, kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için kişisel verinin işlenmesinin zorunlu olduğu hallerde,
Dernek ’in akdettiği bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması halinde,
Dernek ’in bir hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması halinde,
Kişisel verinin veri sahibi tarafından alenileştirilmiş olması halinde,
Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması halinde,
Veri sahibinin sahip olduğu temel hak ve özgürlüklere zarar vermemek kaydıyla, Dernek’in meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması halinde,
DERNEĞİN KİŞİSEL VERİLERİ TOPLAMA VE İŞLEME YÖNTEMLERİ
Dernekte kişisel veriler;
Üyelik sürecinde: Dernekte üyelik başvurusu için Dernek’le fiziki olarak paylaşılan başvuru formunda doldurduğunuz kişisel verileriniz, Dernek Tüzüğü’ndeki işlemler de dahil olmak üzere üyelik başvurusu ve üyelik süreçlerinin yürütülmesi, üyelik başvurusunun değerlendirilmesi ve karara bağlanması, bunlara ilişkin yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve ilgili kayıtların tutulması, üyelik için gerekli tüm destek hizmetlerinin sağlanması ve 5223 sayılı Dernekler Kanunu, Dernekler Yönetmeliği ve diğer sair mevzuat hükümleri uyarınca yükümlülüklerin yerine getirilmesi amaçları ile işlenmektedir.
DERNEK KİŞİSEL VERİLERİ HANGİ NEDEN, AMAÇ VE HUKUKİ SEBEPLERLE İŞLER?
Dernek, Dernek Tüzüğü’müzdeki işlemler de dahil olmak üzere üyelik başvurusu ve üyelik süreçlerinin yürütülmesi, üyelik başvurusunun değerlendirilmesi ve karara bağlanması, bunlara ilişkin yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve ilgili kayıtların tutulması, 5223 sayılı Dernekler Kanunu, Dernekler Yönetmeliği ve diğer sair mevzuat hükümleri uyarınca yükümlülüklerin yerine getirilmesi amaçları ile KVKK’nın 5/2(ç) maddesi gereği veri sorumlusu olan Dernek’in hukuki yükümlülüklerini yerine getirebilmesi için zorunlu olması ve 5/2(f) maddesi gereği siz üye adaylarımızın temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, Dernek’in meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması hukuki sebeplerine dayalı olarak işlenmektedir.
Dernek, Kişisel Verileri;
KVKK’nın 5. maddesi uyarınca, aşağıdaki hallerde, veri sahibinin açık rızası olmaksızın işleyebilir ve saklayabilir:
Kanunlarda açıkça öngörülen hallerde,
Fiili imkânsızlık nedeniyle veri sahibinin rızasını açıklayamayacak durumda olması veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan hallerde, kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için kişisel verinin işlenmesinin zorunlu olduğu hallerde,
Dernek’in akdettiği bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması halinde,
Dernek’in bir hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması halinde,
Kişisel verinin veri sahibi tarafından alenileştirilmiş olması halinde,
Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması halinde,
Veri sahibinin sahip olduğu temel hak ve özgürlüklere zarar vermemek kaydıyla, Dernek’in meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması halinde,
Dernek üyelik işlemi aktivasyonunu sağlarken aşağıda belirtilen kanunlarda öngörülen sebeplerle, bu kanunlara dayalı amaçlarla ve/veya aşağıda belirtilen diğer amaçlarla işleyebilir ve saklayabilir:
4857 sayılı İş Kanunu ve ilgili yönetmelikler,
5510 Sayılı Sosyal Sigortalar Kanunu ve ilgili yönetmelikler,
6331 Sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu ve ilgili yönetmelikler,
6698 Sayılı Kişisel Verileri Koruma Kanunu ve ilgili yönetmelikler,
5253 sayılı Dernekler Kanunu ve ilgili yönetmelikler,
Çalışma Bakanlığı ve SGK Müfettişlerince yapılan denetimler için veya bunlar kapsamında,
Mahkemeler, mahkeme eliyle yürütülen keşifler veya bilirkişi incelemelerine sunmak üzere,
Yerel Kolluk Kuvvetleri ve Organize Sanayi Müdürlükleri’nce istenmesi durumunda sunmak üzere,
Aşağıda belirtilen amaçlarla işleyebilir ve saklayabilir:
Dernekler Kanunu ve ilgili her türlü mevzuata uygun olarak üyelik işlemi aktivasyonunu sağlamak,
Dernek Tüzüğü ile tanımlanan amaçlar doğrultusunda çalışmalar yapmak,
Kimlik ifşa edilmeden istatistiksel çalışmalarda kişisel veri ve bilgileri değerlendirilerek analiz yapabilmek,
Dernek tarafından muhafaza edilen kişisel verilerin güvenliğinin teminini sağlamak ve bu amaçla verileri muhafaza etmek üzere aktarmak,
Üyelik başvurusu ve üyelik süreçlerinin yürütülmesi,
Üyelik başvurusunun değerlendirilmesi ve karara bağlanması, bunlara ilişkin yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve ilgili kayıtların tutulması,
İstihdam süreçlerinin yürütülmesi, üyelik için gerekli tüm destek hizmetlerinin sağlanması
Veri kayıplarının önlenebilmesi için kopyalama/yedekleme yapmak,
Yasal düzenlemelerin gerektirdiği veya zorunlu kıldığı şekilde, yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesini sağlamak amaçlarıyla ve KVKK’da belirtilen diğer amaçlarla
KVVKK’nın 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları çerçevesinde şu amaçlarla işleyebilir ve saklayabilir:
İşin bir parçası olarak tüzel kişi üyenin gerçek kişi temsilcisiyle ve başkalarıyla iletişim kurmak
Gerçek kişi temsilciye fayda sağlayacak belgeleri, Dernek ve üyeleriyle ilgili konularda değişiklikleri, Dernek elektronik hizmetlerindeki değişiklikler hakkında önemli bilgileri ve diğer idari bilgileri göndermek
Ticari ve etik açıdan uygun olmayan davranışları tespit etmek, soruşturmak ve yönetmek
Yürürlükteki yasalara ve düzenleyici yükümlülüklere (ikamet ülkenizin dışındakiler de dahil) uymak; hukuki sürece uymak ve resmi makamlardan ve devlet makamlarından (ikamet ülkesi dışındakiler de dahil) gelen talepleri yanıtlamak
Dernek prosedürlerine uymak
Dernek veya iş ortaklarının faaliyetlerini, haklarını, gizliliğini, güvenliğini korumak ve çareleri uygulamak
Ve Dernek Tüzüğü’nde derneğin amaç ve faaliyetleri gerçekleştirmek ve bu amaç ve faaliyetleri gerçekleştirmek için gerekli koşulları sağlamak/oluşturmak
Dernek Tüzüğü’nde yer alan üyelik başvurusu ve üyelik süreçlerinin yürütülmesi, üyelik başvurusunun değerlendirilmesi ve karara bağlanması, bunlara ilişkin yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve ilgili kayıtların tutulması, 5223 sayılı Dernekler Kanunu, Dernekler Yönetmeliği ve diğer sair mevzuat hükümleri uyarınca yükümlülüklerin yerine getirilmesi amaçları ile KVKK’nın 5/2(ç) maddesi gereği veri sorumlusu olan Dernek’in hukuki yükümlülüklerini yerine getirebilmesi için zorunlu olması ve 5/2(f) maddesi gereği üyelerin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, Dernek’in meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması hukuki sebeplerine dayalı olarak işleyebilir ve saklayabilir.
DERNEK; HUKUKA UYGUN ŞEKİL VE AMAÇLARLA İŞLEDİĞİ VE SAKLADIĞI KİŞİSEL VERİLERİ KİMLERE VE HANGİ AMAÇLARLA AKTARABİLİR?
Toplanan kişisel veriler;
KVKK tarafından öngörülen temel ilkelere uygun olarak ve KVKK’nın 8.ve 9. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları dâhilinde; Dernek ve iş ilişkisi içerisinde olduğu kişilerin hukuki ve ticari güvenliğinin temini; Dernek tarafından sunulan hizmetlerden üyelerini faydalandırmak için gerekli çalışmaların yapılması; Dernek faaliyet stratejilerinin belirlenmesi ve uygulanması ile yukarıda belirtilen diğer tüm amaçlarla Dernek’in faaliyetleri kapsamında iş birliğinde bulunulan özel ve kamu sektöründeki kurum, kuruluş ve kişiler ile diğer sivil toplum kuruluşları, Derneği’nin faaliyetleri kapsamında dış kaynak hizmet alımı yaptığı tedarikçi ve danışmanları (ör: mali müşavir, hukuk müşaviri, muhasebe hizmeti, teknoloji, iletişim alt yapısı, teknik bakım- onarım desteği sağlayan tedarikçiler, Dernek adına memnuniyet/ bilinirlik/ algı/ sektör büyüklüğü vb. araştırma ölçümü sağlayan firmalar, dernek adına iletişim ve tanıtım faaliyetleri yürüten firmalar vb.)aktarılmakta/aktarılabilmektedir.
Dernek üyeliği kapsamında 5223 sayılı Dernekler Kanunu ve Dernekler Yönetmeliği de dahil olmak üzere kişisel verilerin işlendiği süre boyunca yürürlükte olan herhangi bir mevzuat tahtında öngörülmesi veya mevzuat tahtında öngörülen bir yükümlülüğün yerine getirilebilmesi için bu verilerin paylaşılmasının da gerekli olması durumunda Kişisel Veriler Dernek’in ilgili kanuni veya hukuki yükümlülüklerini yerine getirebilmesi için ve bununla sınırlı olarak ilgili kurum ve kuruluşlar ile paylaşılmakta/paylaşılabilmektedir.
Dernek üyesi olan tüzel kişinin gerçek kişi temsilcisinin kişisel verilerinin DERBİS sistemine kaydedilmesinin yanı sıra, Dernek organlarında görev alması durumunda Kimlik Bilgileri, İletişim Bilgileri ve Meslek Bilgilerinin Dernekler Kanunu ve ikincil mevzuattaki çeşitli yükümlülüklerin yerine getirilebilmesi amacıyla veri sorumlusu olan Dernek tarafından İl Dernekler Müdürlüğü ve ilgili diğer kamu kurum ve kuruluşları ile paylaşılmakta/paylaşılabilmektedir.
Dernek’in ve üyelerinin faaliyetleri ve gerçekleştirilen etkinlikler hakkında bilgi verecek elektronik postaların gönderilebilmesi, gönderimin yapılacağı dönemde gönderimi yapan kişi veya firma aracılığıyla temel hak ve özgürlüklere zarar vermemek kaydıyla, Dernek’in meşru menfaati kapsamında paylaşılmakta/paylaşılabilmektedir.
Dernek bünyesinde düzenlenen genel kurul toplantıları, çalışma grubu toplantıları, üye toplantıları, gündem toplantıları, konferans ve zirveler gibi çeşitli faaliyet ve hizmetlerin sağlanması amacıyla, Dernek’in belirli etkinlikler açısından yetkilendirdiği ve o iş özelinde veri işleyen sıfatını taşıyacak olan organizasyon firması ile katılımcılara etkinliğe ait kimlik kartları gibi materyalleri sağlamak amacıyla söz konusu etkinliğe katılacak kişilerin isim ve soy isim bilgileri temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla paylaşılmakta/paylaşılabilmektedir.
İlgili firmalara hususi olarak bir veri aktarımı yapılmamakla birlikte, Dernek bünyesinde bilgi teknolojileri hizmetlerinin sağlanması amacıyla Dernek’in çalışmakta olduğu bilgi teknolojileri firmaları; bu kapsamda ve Dernek üyesi tüzel kişi ve gerçek kişi temsilcisinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla Dernek’in kullandığı sunucu ve programlara, dolaylı olarak da bu programlar altında olan verilere erişebilmektedir.
Dernek üyesinin hak veya yükümlülükleri veya Dernek nezdindeki üyelik ile ilgili herhangi bir uyuşmazlık olması halinde, ilgili uyuşmazlık ile ilgili olduğu ölçüde ve sınırlı olarak, ilgili yargı makamları ve icra mercileri ile veri sorumlusu Dernek’in haklarının tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu olması kapsamında paylaşılmakta/paylaşılabilmektedir.
Dernek’in yukarıda belirtilen veri işleme amaçları ve Dernek Tüzüğü kapsamındaki faaliyetlerini yerine getirebilmesi için Dernek’in hizmet, destek ve danışmanlık aldığı danışman, mali müşavir, denetçi gibi yurtiçinde yerleşik üçüncü kişiler ile Dernek’in haklarının tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu olması ve temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla veri sorumlusu olan Dernek’in meşru menfaati kapsamında paylaşılmakta/paylaşılabilmektedir.
KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMA SÜRESİ
Kişisel Veriler; ilgili kanunlarda tanımlı süreler gözetilerek ve sürelere uygun şekilde saklanacak olup, saklanma süresinin sona ermesi itibariyle de KVKK’da ve ilgili yönetmeliklerde belirtilen usule uygun şekilde imha edilecektir.
KİŞİSEL VERİ SAHİBİNİN KVK’NIN 11. MADDESİNDE SAYILAN HAKLARI
Kişisel veri sahipleri;
Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
KVKK ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde, kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme,
haklarına sahiptir.
KVKK’nın 13. maddesinin 1. fıkrası gereğince, yukarıda belirtilen hakların kullanımı ile ilgili talepler, yazılı olarak veya Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nun belirlediği diğer yöntemlerle Dernek’e iletilebilmektedir. Bu çerçevede KVKK’nın 11. maddesi kapsamında yapılacak başvurularda yazılı olarak başvurunun ileteceği kanallar ve usuller aşağıda açıklanmaktadır.
Kişisel veri sahipleri; KVKK’nın 11. maddesinde belirtilen haklarına dayalı yazılı ve imzalı taleplerini, kimlik tespit edici gerekli diğer bilgi ve belgeleri de eklemek suretiyle, BEYLİKDÜZÜOSB Mah. BİRLİK SANAYİ SİTESİ 3. Cd. BİRLİK SANAYİ SİTESİ Sit. No: 7 / 24 BEYLİKDÜZÜ / İSTANBUL adresine bizzat elden iletebilir, noter kanalıyla veya KVKK’da belirtilen diğer yöntemler ile gönderilebilir veya gulsah.kose@pid.org.tr adresine güvenli elektronik imza ile iletilebilirsiniz.
